Maverick buying là gì?

Mục lục [Ẩn]

Trước những nguy cơ về pháp lý, chất lượng sản phẩm – dịch vụ cũng như các vấn đề về dòng tiền, việc xây dựng một hệ thống mua sắm được vận hành đúng chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế thì nhiều tổ chức vẫn tồn tại tình trạng nhân viên hoặc bộ phận tự ý phát sinh giao dịch mua sắm mà không tuân thủ quy trình chính thức hoặc không thông qua hệ thống mua hàng tập trung, được gọi là Maverick buying. Hiện tượng này đã gây ra nhiều hệ lụy và rất khó kiểm soát, vì vậy chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc cái nhìn toàn diện hơn về Maverick buying trong bài dưới đây.

Sắp khai giảng: Khóa học mua hàng chuyên nghiệp

Maverick buying là gì?

Maverick buying là thuật ngữ trong quản trị mua sắm chỉ hành vi nhân viên hoặc bộ phận tự ý mua hàng hóa, dịch vụ ngoài quy trình và chính sách mua sắm chính thức của doanh nghiệp. Những giao dịch này thường không thông qua hệ thống phê duyệt, không có đơn đặt hàng (PO) hợp lệ hoặc mua từ các nhà cung cấp chưa được thẩm định.

Nói cách khác, đây là những khoản chi tiêu nằm ngoài tầm kiểm soát của bộ phận mua hàng, khiến doanh nghiệp khó quản lý, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro. Để dễ nhận biết, ta có thể nhìn vào các đặc điểm sau:

• Mua hàng ngoài danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (Approved Vendor List): Lựa chọn ngẫu nhiên hoặc nhà cung cấp “quen biết” nhưng chưa được đánh giá năng lực.
• Không tuân thủ quy trình phê duyệt nội bộ: bỏ qua các bước tạo Yêu cầu mua hàng (PR), đơn đặt hàng (PO) hoặc phê duyệt ngân sách.
• Giao dịch ngoài hợp đồng khung hoặc danh mục chuẩn: mua hàng hóa, dịch vụ không nằm trong hợp đồng đã được đàm phán hoặc không thuộc danh mục tiêu chuẩn đã ban hành.
• Thanh toán không minh bạch: thường sử dụng hình thức tạm ứng, hoàn ứng hoặc thanh toán hóa đơn trực tiếp mà không qua hệ thống mua hàng.
• Thường xảy ra ở nhóm chi tiêu “đuôi” (tail spend): các khoản nhỏ lẻ, khẩn cấp hoặc chi tiêu gián tiếp như văn phòng phẩm, marketing, dịch vụ bảo trì, thuê ngoài ngắn hạn.

Hiểu rõ khái niệm Maverick buying giúp doanh nghiệp ngăn chặn thất thoát chi phí do bỏ lỡ cơ hội đàm phán tập trung và chiết khấu theo khối lượng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý cũng như chính sách nội bộ khi lựa chọn nhà cung cấp. Bên cạnh đó, nhận diện chính xác hiện tượng này còn giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chi tiêu tốt hơn, phục vụ cho việc lập kế hoạch và tối ưu ngân sách. Đây chính là bước khởi đầu quan trọng để đánh giá mức độ tồn tại của Maverick buying trước khi triển khai các biện pháp kiểm soát phù hợp.

Tại sao Maverick buying lại xảy ra?

Hiện tượng Maverick buying không phải là một hành vi đơn lẻ hay ngẫu nhiên xuất hiện, mà thường là kết quả của nhiều yếu tố đan xen trong toàn bộ hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Mỗi khe hở trong đó đều có thể tạo điều kiện để nhân viên hoặc bộ phận tự ý phát sinh giao dịch mua hàng ngoài quy định. Do đó, để kiểm soát hiệu quả thì trước tiên ta cần nhận diện rõ những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng này. Dưới đây là các lý do phổ biến nhất:

• Quy trình rườm rà hoặc mất nhiều thời gian: Quy trình phê duyệt có quá nhiều bước khiến việc đáp ứng nhu cầu của các phòng ban bị chậm trễ. Để “chạy kịp tiến độ công việc”, nhiều nhân viên chọn cách tự mua hàng hóa, dịch vụ thay vì chờ hoàn tất thủ tục.
• Thiếu nhận thức về chính sách mua sắm: Một số nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ nên không hiểu rõ quy định hoặc chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình. Thậm chí, họ còn nghĩ rằng chỉ cần hoàn thành công việc là đủ, mà bỏ qua hậu quả lâu dài.
• Danh sách nhà cung cấp hoặc hợp đồng không đầy đủ: Khi nhu cầu phát sinh nhưng hệ thống không có nhà cung cấp phù hợp, nhân viên buộc phải tự tìm nguồn bên ngoài. Doanh nghiệp cũng có thể chưa xây dựng đầy đủ hợp đồng khung và danh mục hàng hóa, dịch vụ bao phủ tất cả nhu cầu, tạo kẽ hở cho việc mua ngoài.
• Hệ thống mua hàng điện tử khó sử dụng: Giao diện phức tạp, thao tác mất thời gian và thiếu tính năng gợi ý nhà cung cấp khiến nhiều nhân viên ngại sử dụng hệ thống. Họ thường chọn cách mua trực tiếp bên ngoài vì nhanh và thuận tiện hơn.
• Văn hóa tổ chức và KPI chức năng chưa đồng bộ: Ở nhiều doanh nghiệp, KPI của các bộ phận ưu tiên tốc độ hoàn thành công việc hơn là tuân thủ quy trình, dẫn đến việc mua ngoài. Bên cạnh đó, một số phòng ban có xu hướng ưu tiên từ mối quen hoặc nguồn cung riêng, gây khó kiểm soát tập trung.
• Công tác kiểm soát và chế tài còn lỏng lẻo: Bộ phận Tài chính vẫn thanh toán cho các giao dịch không có PO, vô tình tạo tiền lệ cho việc bỏ qua quy trình. Doanh nghiệp cũng thiếu cơ chế kiểm tra, cảnh báo và xử lý vi phạm rõ ràng, khiến nhân viên dễ dàng bỏ qua quy định.
• Nhu cầu đột xuất, khẩn cấp: Một số trường hợp phát sinh yêu cầu gấp như sự cố kỹ thuật hay dự án cần triển khai ngay khiến phòng mua hàng không thể phản hồi kịp thời. Khi đó, nhân viên thường chủ động tìm nguồn cung bên ngoài để giải quyết nhanh chóng.

Những bất cập trong quy trình, hệ thống và cách thức quản trị đã gây nên hệ quả khó lường trong việc quản trị mua hàng. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không kịp thời nhận diện và xử lý các nguyên nhân này, tình trạng mua ngoài quy định sẽ ngày càng khó kiểm soát, gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng về chi phí, dữ liệu và rủi ro vận hành. Đây cũng chính là lý do các nhà quản trị cần hiểu rõ những ảnh hưởng tiêu cực mà Maverick buying có thể mang lại cho tổ chức.

Giải pháp kiểm soát Maverick buying

Với những hệ lụy về chi phí, dữ liệu và rủi ro pháp lý mà Maverick buying gây ra, doanh nghiệp không thể chỉ áp dụng các biện pháp mang tính tình thế. Thay vào đó, cần có một chiến lược tổng thể với các giải pháp đồng bộ về quy trình, công nghệ và quản trị con người. Cách tiếp cận này không chỉ giúp giảm thiểu tình trạng mua ngoài quy định mà còn nâng cao hiệu quả vận hành của toàn hệ thống mua sắm.

Chuẩn hóa chính sách và quy trình mua sắm

Doanh nghiệp cần ban hành chính sách mua sắm rõ ràng, quy định đầy đủ các bước từ yêu cầu mua hàng, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp đến đặt hàng và thanh toán. Đồng thời, thiết kế luồng phê duyệt đơn giản nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát, tránh thủ tục rườm rà khiến nhân viên phải tìm cách “lách luật”. Đối với các trường hợp khẩn cấp, cần có quy trình xử lý riêng kèm báo cáo minh bạch sau khi thực hiện.
Tham khảo: Các bước trong quy trình mua hàng

Xây dựng và duy trì danh sách nhà cung cấp được phê duyệt

Thiết lập danh sách nhà cung cấp đã được thẩm định về chất lượng và năng lực. Danh mục hàng hóa, dịch vụ cần đủ rộng để bao phủ nhu cầu thực tế, tránh việc nhân viên phải tự tìm nguồn ngoài. Ngoài ra, việc ký hợp đồng khung (Framework Contract) với nhà cung cấp sẽ giúp tận dụng được giá ưu đãi và các điều khoản có lợi.

Ứng dụng hệ thống mua hàng điện tử (e-Procurement)

Việc triển khai phần mềm mua sắm điện tử giúp số hóa toàn bộ quy trình từ yêu cầu đến thanh toán (Procure-to-Pay). Hệ thống này cần tích hợp danh mục hàng hóa/dịch vụ và hợp đồng khung để nhân viên dễ lựa chọn. Bên cạnh đó, cần áp dụng nguyên tắc không có PO thì không thanh toán và thiết lập cảnh báo cũng như báo cáo tự động cho các giao dịch ngoài quy trình.

Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên

Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo định kỳ về quy trình mua sắm, lợi ích của việc tuân thủ và rủi ro khi vi phạm. Song song đó, cần truyền thông nội bộ thường xuyên bằng nhiều hình thức (email, bảng tin, workshop) để nhân viên tự giác thực hiện đúng quy trình. Việc tuân thủ cần được đưa vào KPI đánh giá của từng cá nhân và phòng ban.

Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận

Bộ phận mua hàng cần cam kết thời gian phản hồi yêu cầu rõ ràng, tránh việc nhân viên phải tự xử lý. Tài chính và mua hàng phải phối hợp chặt chẽ trong kiểm soát thanh toán, từ chối các hóa đơn ngoài quy trình, đồng thời duy trì kênh liên lạc trực tiếp để giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh.

Thiết lập cơ chế kiểm soát và chế tài rõ ràng

Doanh nghiệp cần định kỳ đối soát dữ liệu mua sắm để phát hiện giao dịch bất thường. Tỷ lệ tuân thủ của từng phòng ban nên được công khai để tạo tính minh bạch và thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh. Cuối cùng, cần có chế tài phù hợp cho các trường hợp vi phạm, đồng thời khen thưởng những tập thể và cá nhân thực hiện tốt.

Thường xuyên rà soát và cải tiến quy trình

Cần kiểm soát quy trình và điều chỉnh linh hoạt Maverick buying thông qua việc định kỳ xem xét hiệu quả của các biện pháp đã áp dụng, thu thập phản hồi từ nhân viên và nhà cung cấp, từ đó đưa ra những cải tiến cần thiết để quy trình mua hàng luôn tối ưu và phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

Kết luận

Xây dựng hệ thống quản trị mua sắm chuẩn mực và lâu dài là một chiến lược đáng tin cậy giúp phân tích và ra quyết định rõ ràng hơn. Đồng thời, việc tuân thủ quy trình cũng củng cố văn hóa minh bạch và trách nhiệm, tạo nền tảng để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng khả năng đàm phán với nhà cung cấp và nâng cao uy tín trên thị trường. Nói cách khác, kiểm soát Maverick buying là một khoản đầu tư cho khả năng cạnh tranh dài hạn của tổ chức, qua đó thiết lập một hệ sinh thái mua sắm thông minh, nơi mỗi giao dịch đều tạo ra giá trị và đóng góp cho sự phát triển vững bền.