Khóa học Kỹ năng viết email hiệu quả

Mục lục [Ẩn]

Mỗi email được gửi đi đều có thể tạo ra cơ hội hoặc làm suy giảm lợi thế trong công việc của một cá nhân hay cả một tổ chức. Email là công cụ truyền đạt thông tin, tiện thể hiện tư duy, tác phong và mức độ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều cá nhân và đội ngũ vẫn chưa khai thác hiệu quả công cụ này: nội dung thiếu rõ ràng, cấu trúc chưa logic, cách diễn đạt chưa phù hợp với từng đối tượng. Những hạn chế này sẽ làm giảm hiệu suất trao đổi, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

Khóa học Kỹ năng viết email hiệu quả của Viện IRTC được xây dựng nhằm chuẩn hóa kỹ năng viết email theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và tạo lợi thế rõ rệt trong công việc.

Tổng quan về khóa học

Email là một trong những công cụ giao tiếp trực tiếp và không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp, đóng vai trò duy trì dòng chảy thông tin giữa các cá nhân, phòng ban và đối tác. Không những vậy, email còn là kênh kết nối chính thức giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan trong quá trình hợp tác và triển khai công việc. Các chỉ đạo, trao đổi công việc hay phối hợp triển khai đều được thực hiện thông qua email như một chuẩn mực giao tiếp chuyên nghiệp. Một email được xây dựng đúng cách giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác, góp phần đảm bảo tiến độ công việc, nâng cao hiệu quả phối hợp và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của cá nhân cũng như tổ chức trong mọi tương tác.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn email trong công việc hiện nay chưa đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Nội dung thiếu cấu trúc, thông điệp chưa rõ ràng, cách diễn đạt chưa phù hợp với từng đối tượng khiến người nhận mất thời gian xử lý, thậm chí hiểu sai ý. Những vấn đề này làm gián đoạn dòng chảy công việc, âm thầm làm suy giảm hình ảnh chuyên nghiệp của cá nhân và tổ chức trong mắt đối tác, khách hàng.

Điểm cốt lõi nằm ở việc viết email chưa được nhìn nhận như một kỹ năng cần được đào tạo bài bản, mà thường bị xem là thao tác mang tính thói quen. Khi thiếu nền tảng tư duy và phương pháp rõ ràng, email dễ trở thành “điểm nghẽn” trong giao tiếp thay vì là công cụ tạo lợi thế.

Khóa học Kỹ năng viết email hiệu quả của Viện IRTC được thiết kế nhằm giải quyết trực tiếp những vấn đề này. Chương trình cung cấp một hệ thống phương pháp rõ ràng, giúp chuẩn hóa cách tiếp cận khi viết email: từ xác định mục tiêu truyền đạt, tổ chức nội dung logic đến lựa chọn ngôn từ phù hợp với từng bối cảnh. Thông qua việc kết hợp giữa kiến thức nền tảng và các tình huống thực tế, khóa học giúp email không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin, mà trở thành một công cụ giao tiếp chiến lược góp phần nâng cao hiệu suất công việc và gia tăng giá trị chuyên nghiệp cho cá nhân và tổ chức.

Đối tượng khóa học

Khóa học phù hợp với:

• Các cấp lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp
• Các trưởng, phó phòng
• Nhân viên kinh doanh
• Nhân viên chăm sóc khách hàng
• Các vị trí thường làm việc qua Email
• Các cá nhân muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng viết Email

Hình thức đào tạo

Khóa học được dẫn dắt bởi đội ngũ chuyên gia có nền tảng chuyên môn vững chắc và nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn, từng tham gia tư vấn và đào tạo tại nhiều doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức, các chuyên gia tập trung vào việc giúp học viên hiểu đúng – làm được – áp dụng hiệu quả trong bối cảnh công việc thực tế.

Trong suốt chương trình, học viên sẽ được trực tiếp thực hành xây dựng và gửi email dưới sự hướng dẫn và phản hồi chi tiết từ chuyên gia. Đồng thời, những kinh nghiệm thực tế, tình huống điển hình và bài học “đã được kiểm chứng” sẽ được chia sẻ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuyển hóa kiến thức thành kỹ năng.

Khóa học bao gồm:

• 20% lý thuyết – 80% thực hành
• Thuyết trình
• Trao đổi – thảo luận
• Làm việc nhóm
• Bài tập tình huống
• Videos clips

Nội dung khóa học

Kiểm tra năng lực viết Email

• Trước khi khởi động khóa học, học viên sẽ viết 1 mail và gửi tới giảng viên theo chủ đề được chỉ định

Nhận thức về Email

• Email là gì? Tầm quan trọng của Email trong giao tiếp hiện đại
• Ưu và nhược điểm của Email
• Email trong môi trường doanh nghiệp
• Các dạng Email phổ biến
• Cấu trúc của Email
• To, CC và BCC
• Các mẫu mail phổ biến trong công việc (Mail gửi nội bộ và mail gửi ra ngoài doanh nghiệp)

Chuẩn bị viết Email

• Xác định mục tiêu đích của Email
• Xác định người nhận
• Quy tắc tam giác khi viết Email
• Các hình thức trình bày
• Cấu trúc bài trình bày
• Thực hành theo nhóm các tình huống thực tế

Cách tạo ấn tượng cho người nhận bằng ngôn từ

• Cách đặt chủ đề email
• Lời chào đầu thư
• Nội dung Logic và bố trí theo quy tắc ưu tiên
• Nội dung ngắn gọn/ rõ ràng theo quy tắc ABC
• Kỹ thuật đặt câu hỏi 5W1H
• Phân chia bố cục thư dễ nhìn và chuyên nghiệp
• Từ ngữ lịch sự và có chừng mực
• Kỹ thuật lôi cuốn sự chú ý của người đọc
• Phần cuối thư
• Đính kèm file chuyên nghiệp
• Chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp

Thực hành viết Email

• Chuẩn bị nội dung Email
• Bố trí bố cục và nội dung Email
• Thực hành viết Email theo chủ đề và gửi
• Nhận xét từ chuyên gia

Lưu ý khi sử dụng Email

• Các lỗi cần tránh khi soạn Email
• Spam là gì? Cách tránh bị Spam khi gửi Email

Tổng kết

• Làm bài kiểm tra cuối khóa
• Giao lưu cùng chuyên gia
• Làm thủ tục cấp chứng nhận

>> Khách hàng có nhu cầu đào tạo tại Công ty ► ĐĂNG KÝ

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC: 04 buổi/khóa (3 giờ /buổi)
HỌC PHÍ: 2.300.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:
+ Giảm còn: 1.900.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 03 người
+ Giảm còn: 2.100.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.
Bao gồm: Học phí + Tài liệu + chứng nhận + Tea break