ZOPA trong đàm phán là gì?

Mục lục [Ẩn]

Khi đàm phán, dù là hướng tới mục tiêu nào thì các bên đều có kỳ vọng đạt được thỏa thuận có lợi cho phía mình, kể cả khi sự đồng thuận giữa các bên khó mà giao thoa. Vì vậy khi trao đổi, hai bên đàm phán sẽ cố gắng đạt được ZOPA nhằm dẫn dắt kết quả tới thành công và tránh mất thời gian vào những cuộc thương lượng không có kết quả. Vậy ZOPA ở đây có nghĩa là gì? Làm cách nào để có thể xác định được ZOPA trong đàm phán? Hãy cùng tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. ZOPA là gì?

ZOPA (Zone of Possible Agreement) là một thuật ngữ dùng trong đàm phán, được gọi là vùng phạm vi mà lợi ích giao thoa. Nếu không có ZOPA, nghĩa là không có khoảng giá trị chung giữa hai bên và đàm phán có thể đi vào bế tắc. Trong đó, khi phân tích thuật ngữ ZOPA ta sẽ có:

• Zone (Vùng): Một phạm vi giới hạn trong đó các bên có thể thỏa thuận với nhau. Nếu một đề xuất nằm ngoài vùng này, khả năng đạt thỏa thuận là rất thấp.
• Possible (Có thể xảy ra): Chỉ ra rằng thỏa thuận chỉ có thể đạt được nếu lợi ích của hai bên giao nhau. Nếu không có vùng này, đàm phán có thể thất bại.
• Agreement (Thỏa thuận): Kết quả mong muốn của đàm phán, nơi cả hai bên cùng đạt được lợi ích hợp lý.

Không phải lúc nào đàm phán cũng đạt được khoảng giá trị này, nó chỉ xuất hiện khi mức chấp nhận tối thiểu của bên bán không cao hơn mức chấp nhận tối đa của bên mua và mặt còn lại là lợi ích mong muốn của hai bên có vùng giao thoa, tức là khả năng đạt thỏa thuận cao.

Ví dụ: Một người bán xe với giá giao động từ 18.000 – 22.000 USD cho một chiếc xe hơi. Trong trường hợp người mua trả từ 19.000 - 20.000 USD, thì đây là khoảng mà 2 bên có thể thương lượng để đạt được thỏa thuận.

II. Lợi ích đạt được ZOPA trong đàm phán

Đạt được vùng thỏa thuận khả thi (ZOPA) luôn là mục tiêu mà các bên khi đàm phán hướng tới. Vì khi đã xác định được ZOPA, các bên sẽ có thể đạt được thỏa thuận mà không bên nào cảm thấy bị thiệt thòi. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Gia tăng khả năng đạt thỏa thuận: Khi hai bên đều hiểu rõ vùng lợi ích chung, khả năng đạt được một kết quả có lợi cho cả hai sẽ cao hơn.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Xác định ZOPA giúp loại bỏ những cuộc đàm phán không khả thi, tránh lãng phí thời gian vào những đề xuất không thực tế.
• Tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên: Một thỏa thuận nằm trong vùng ZOPA đảm bảo rằng cả hai bên đều nhận được giá trị tối ưu mà họ có thể chấp nhận.
• Duy trì mối quan hệ hợp tác: Khi thỏa thuận được xây dựng dựa trên ZOPA, nó không chỉ mang lại lợi ích trước mắt mà còn tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài.
• Giảm căng thẳng và mâu thuẫn: Khi cả hai bên đều có chung vùng lợi ích, quá trình thương lượng diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế xung đột và căng thẳng không cần thiết.

Việc hiểu và xác định đúng ZOPA không chỉ giúp đạt được thỏa thuận ngay lập tức, mà còn mở ra cơ hội phát triển lâu dài. Khi các bên nhìn nhận ZOPA hiệu quả, họ không chỉ tối ưu hóa lợi ích trong hiện tại mà còn xây dựng nền tảng cho sự hợp tác bền vững và tạo ra cơ hội phát triển chiến lược trong tương lai.

III. Cách xác định ZOPA trong đàm phán

Các bên trước khi tham gia đàm phán đều cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu rõ cả về nhu cầu của đối phương và của chính mình, rồi dựa vào đó để đưa ra chiến lược đàm phán hiệu quả. Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ cho quá trình xác định ZOPA sẽ được đưa vào và tận dụng một cách chính xác. Dưới đây là một quy trình cụ thể giúp các bên nhanh chóng nhận diện và tận dụng ZOPA trong đàm phán.

Bước 1: Xác định BATNA (Best alternative to a negotiated agreement)

BATNA là phương án tốt có thể áp dụng nếu quá trình đàm phán có dấu hiệu không đi đến kết quả mong muốn. Xác định BATNA giúp cá nhân hiểu rõ mức độ ưu tiên của mình trong đàm phán và là cơ sở để đánh gá thỏa thuận có đáng để chấp nhận hay không.

• Cách xác định: Xem xét các lựa chọn khác ngoài việc đàm phán này. Ví dụ: Khi thương ượng về giá bán sản phẩm, BATNA có thể là bán cho một khách hàng khác hoặc tự sản xuất nếu giá đàm phán không hợp lý.

Bước 2: Xác định giới hạn của bản thân

Mỗi bên cần xác định rõ giới hạn mà họ có thể chấp nhận trong quá trình đàm phán, bao gồm mức tối thiểu hoặc tối đa mà họ có thể đồng ý.

• Giới hạn của bản thân ngoài mức giá có thể chấp nhận thì còn có các điều khoản khác như thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, hoặc các điều kiện hợp đồng.
• Cách xác định: Xác định rõ những gì là không thể thay đổi và những gì có thể thay đổi linh hoạt. Ví dụ: Nếu đàm phán giá bán với mức thấp nhất có thể chấp nhận sẽ là giá nhập khẩu + chi phí vận hành, không thể thấp hơn mức đó.

Bước 3: Ước lượng giới hạn của đối tác

Tìm hiểu về nhu cầu, mong muốn và sự linh hoạt của đối tác khi đàm phán sẽ giúp hiểu rõ đối phương có thể chấp nhận mức nào trong đàm phán.

• Thu thập thông tin: Có thể tham khảo từ các cuộc đàm phán trước đó, nghiên cứu theo ngành nghề hoặc thậm chí hỏi trực tiếp đối tác về các yêu cầu và kỳ vọng của họ.
• Xác định khoảng chấp nhận: Khi đàm phán với nhà cung cấp, doanh nghiệp xác định rằng họ không thể giám giá dưới mức sản xuất của họ, nhưng có thể linh động với các điều kiện thanh toán hoặc giao hàng.

Bước 4: Xác định vùng giao thoa giữa hai giới hạn

Cuối cùng là tìm ra vùng chung giữa hai bên, hay còn gọi là ZOPA:

• Cách xác định: Xác định khoảng giao thoa giữa giới hạn của mình và đối tác. Nếu bản thân có thể đưa ra một đề xuất mà nằm trong khoảng chấp nhận của cả hai bên, đó chính là ZOPA.

Khi các bước này được thực hiện chính xác, ZOPA sẽ giúp hai bên nhanh chóng đi đến thỏa thuận có lợi, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa kết quả đàm phán.

IV. Những kỹ năng nào hỗ trợ xác định ZOPA hiệu quả?

Doanh nghiệp muốn nhanh chóng đạt được ZOPA trên bàn đàm phán thì thường cử ra những cá nhân giàu kinh nghiệm và trang bị những kỹ năng liên quan, nhằm phục vụ cho quá trình đi đến kết quả Win – Win và vẫn duy trì được mối quan hệ hợp tác bền vững. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng giúp đạt được ZOPA trong đàm phán.

• Kỹ năng lắng nghe chủ động: Lắng nghe cẩn thận và nắm bắt được nhu cầu, cũng như mong muốn của phía đối tác là bước đầu tiên để xác định ZOPA. Điều này giúp người đàm phán vạch ra giới hạn chấp nhận của đối phương và tìm ra điểm chung giữa hai bên.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá: Khả năng phân tích các yếu tố quan trọng trong cuộc đàm phán (như BATNA, mức độ linh hoạt của đối tác, v.v.) giúp cá nhân xác định được ZOPA nhanh chóng và chính xác.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng truyền đạt thông tin là khả năng đứng đầu, quyết định tới việc liệu cá nhân có thể thuyết phục đối phương đồng ý với các điều khoản hợp lý mà cá nhân đưa ra hay không.
• Kỹ năng linh hoạt và sáng tạo: Đôi khi, ZOPA không thể xác định ngay từ đầu. Kỹ năng linh hoạt, sáng tạo trong việc điều chỉnh các điều khoản có thể giúp mở rộng hoặc thu hẹp vùng thỏa thuận để phù hợp với cả hai bên.
• Kỹ năng quản lý cảm xúc: Đàm phán đôi khi có thể rơi vào tình trạng căng thẳng, nhưng cá nhân cần lưu ý giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc để có thể đưa ra quyết định sáng suốt, không để những yếu tố cá nhân ảnh hưởng đến việc đạt được ZOPA.
• Kỹ năng đàm phán thương lượng: Khả năng đàm phán vững chắc rất phù hợp để dẫn dắt đối tác đi tới ZOPA  mà không tạo ra những rào cản không cần thiết. Từ đó, đạt được thỏa thuận thành công.

Tận dụng những kỹ năng sẵn có trong bàn đàm phán sẽ hỗ trợ cá nhân dành được lợi thế hơn hết. Quan trọng hơn, việc thành công trong đàm phán không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn mở ra cơ hội hợp tác lâu dài, tạo nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ đối tác chiến lược và mang lại giá trị bền vững cho cả doanh nghiệp và đối tác trong tương lai.