Khi giao tiếp hạn chế thực hiện hành động nào? Cách cải thiện khả năng giao tiếp

Mục lục [Ẩn]

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần phải có dù bạn là ai, làm nghề gì, bao nhiêu tuổi. Kỹ năng giao tiếp giúp ta tương tác với mọi người hiệu quả, tạo thuận lợi trong công việc và cũng có thể là công cụ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta vô tình khiến quá trình giao tiếp trở nên kém hiệu quả và gây khó chịu cho người đối diện.Hãy cùng tìm hiểu về những hành vi cần hạn chế khi giao tiếp qua bài viết sau.

Khi giao tiếp hạn chế thực hiện hành động nào?

Ngắt lời người khác

Ngắt lời người khác khi họ đang nói là một hành động cực kỳ khó chấp nhận trong giao tiếp. Nó thể hiện sự thiếu tôn trọng và không muốn lắng nghe đầy đủ ý kiến của người đối thoại. Điều này không chỉ gây ra cảm giác khó chịu mà còn làm giảm hiệu quả của cuộc trò chuyện.

Ví dụ, trong một cuộc họp, nếu một thành viên liên tục ngắt lời người khác khi họ đang trình bày ý tưởng, điều đó sẽ làm gián đoạn dòng suy nghĩ và gây bất tiện cho người đang nói. Thay vì làm như vậy, bạn nên kiên nhẫn chờ đến lượt mình để đưa ra quan điểm.

Tỏ ra vị thế người trên

Trong giao tiếp, không nên tỏ ra quá thông minh, ngạo mạn hoặc đặt mình lên trên người khác. Điều này sẽ khiến người nghe cảm thấy đang bị xúc phạm và không được tôn trọng, dẫn đến sự cố gắng và căng thẳng trong mối quan hệ.

Ví dụ, nếu bạn đang nói chuyện với một nhân viên mới và tỏ ra thái độ "ta đây là sếp" hoặc sử dụng những từ ngữ hạ thấp địa vị của họ, điều đó sẽ làm họ cảm thấy bị khinh thường và không muốn hợp tác.

Bùng nổ về cảm xúc

Cảm xúc là một phần quan trọng trong mỗi con người và sẽ rất tự nhiên khi chúng ta thể hiện cảm xúc trong quá trình giao tiếp. Tuy nhiên, việc mất kiểm soát về cảm xúc trong giao tiếp như giận dữ, thất vọng, buồn bã hay thậm chí vui mừng quá gay gắt sẽ có thể chi phối rất lớn và bạn có thể nói những điều không hay, phản ứng quá mức hoặc thậm chí gây ra xung đột không đáng có. Những điều này có thể dẫn tới khó chịu cho người nghe, tạo xung đột không đáng có, chi phối hoàn toàn cuộc trò chuyện và thậm chí làm hỏng cuộc trò chuyện.

Ví dụ: trong buổi tranh luận về một vấn đề nhạy cảm và đối phương nói điều gì đó khiến bạn bực bội, thay vì bình tĩnh lắng nghe và trả lời, bạn lại bùng nổ cảm xúc, la hét hoặc nói những lời lẽ thiếu kiểm soát, điều đó sẽ khiến tình huống trở nên tồi tệ hơn.

Đùa vô duyên

Những câu truyện hài hước hay những câu nói đùa có là một cách để tạo không khí thoải mái trong giao tiếp nhưng nó chỉ phù hợp nếu được dùng đúng chỗ, đúng lúc, mức độ phù hợp. Những lời đùa vô duyên sẽ có thể ảnh hưởng tới người khác và dẫn tới mất thiện cảm trong giao tiếp

Thế nào là đùa vô duyên?

Đùa vô duyên là hành động nói hoặc làm những điều thiếu tế nhị, không phù hợp với hoàn cảnh hoặc đối tượng, khiến người nghe cảm thấy khó chịu, bực bội hoặc tổn thương. Một số biểu hiện của đùa vô duyên bao gồm:

• Đùa dựa trên khuyết điểm của người khác: Việc đùa cợt về ngoại hình, tính cách, hoặc những điều không may mắn của người khác là thiếu tôn trọng và có thể khiến người trong cuộc cảm thấy bị xúc phạm.
• Đùa cợt trong hoàn cảnh không phù hợp: Ví dụ, đùa giỡn trong đám tang, khi người khác đang buồn bã hoặc gặp khó khăn là điều vô cùng thiếu tinh tế.
• Đùa quá trớn: Việc đùa dai dẳng không biết điểm dừng hoặc đùa quá lố có thể khiến người khác cảm thấy phiền toái và khó chịu.
• Sử dụng ngôn ngữ thiếu văn hóa: Việc chửi thề, nói tục, hoặc sử dụng những từ ngữ khiếm nhã trong khi đùa giỡn là điều không nên.

Để tánh rơi vào trường hợp tạo ra những câu đùa vô duyên, bạn cần tránh đùa về những chủ đề như:

• Giới tính
• Chủng tộc
• Tôn giáo
• Khiếm khuyết của ai đó
• Các vấn đề liên quan tới sức khỏe
• Chết chóc, bạo lực, chiến tranh
• Chính trị, văn hóa, địa lý
• Tình dục
• Các chủ đề mang tính nhạy cảm

Mang khiếm khuyết của người khác ra trêu chọc

Trêu chọc hay nhạo báng khiếm khuyết của người khác là hành vi khó được chấp nhận phần lớn nền văn hóa và điều này cũng thể hiện sự thiếu tôn trọng người khác. Nó không chỉ làm tổn thương đối phương mà còn thể hiện sự thiếu hiểu biết và đồng cảm của bạn.

Ví dụ, nếu bạn gặp một người khiếm thị và bạn lại bắt chước cách đi lại hoặc nói năng của họ để trêu chọc, điều đó là hoàn toàn không thể chấp nhận được.

Quá tiêu cực

Thái độ tiêu cực và bi quan thái quá sẽ làm ảnh hưởng đến không khí giao tiếp và tâm trạng của người đối diện. Nếu bạn liên tục than vãn, phàn nàn hoặc nhìn nhận mọi thứ theo hướng xấu, người khác sẽ cảm thấy mệt mỏi và không muốn tiếp tục trò chuyện với bạn.

Ví dụ, khi bạn bè chia sẻ về một dự định mới, thay vì động viên và ủng hộ, bạn lại liệt kê đủ thứ rủi ro và khó khăn, điều đó sẽ làm giảm động lực và niềm tin của họ.

Thiếu tôn trọng người đối diện

Tôn trọng là nền tảng cơ bản cho bất kỳ mối quan hệ giao tiếp nào. Nếu bạn thiếu tôn trọng người đối diện, dù là về mặt lời nói hay hành động, điều đó sẽ làm tổn thương họ, gây ra sự căng thẳng và trở thành mầm mống của các mâu thuẫn trong tương lai.

Luôn nghĩ rằng ai cũng hiểu ý mình

Đây là một sai lầm phổ biến trong giao tiếp. Bạn không thể đơn giản cho rằng người khác sẽ hiểu ý bạn mà không cần giải thích rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến nhiều hiểu lầm và sự nhầm lẫn không đáng có. Để tránh tình trạng này, bạn cần cân bằng giữa giọng nói, ngôn ngữ hình thể và cách sử dụng ngôn từ

Ví dụ, khi giao việc cho một nhân viên mới, nếu bạn chỉ nói sơ về công việc giống như cách bạn giao việc cho các nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm thì rất có thể họ sẽ không hiểu được công việc cần làm và từ đó không hoàn thành công việc.

Phê phán, chỉ trích người khác quá nặng

Phê phán và chỉ trích là một phần không thể tránh khỏi trong giao tiếp, nhưng nếu bạn làm điều đó quá nặng nề hoặc thiếu sự tôn trọng, nó sẽ gây tổn thương và làm xấu đi mối quan hệ. Do đó, nếu cần thiết phải phê phán hay chỉ trích, hãy thật tế nhị và mức độ vừa phải.

Hấp tấp, thiếu kiên nhẫn

Trong giao tiếp, cần phải giữ sự kiên nhẫn để có thể lắng nghe và hiểu rõ ý đối phương. Khi quá hấp tấp trong phản hồi, bạn có thể khiến đối phương cảm thấy bị coi thường hay không được quan tâm. Ngoài ra, khi quá hấp tấp, bạn có thể gặp nhiều sai sót, gây ra hiểu lầm, bỏ sót thông tin và thậm chí gây ra xung đột.

Ngược lại, việc kiên nhẫn trong giao tiếp thể hiện bạn là người điền đạm, biết lắng nghe và trân trọng đối phương.

Sử dụng ngôn từ không phù hợp

Trong giao tiếp, bạn cần chọn từ ngữ và cách diễn đạt từ ngữ phù hợp với hoàn cảnh, chủ đề, đối tượng và mục đích của cuộc giao tiếp. Việc sử dụng ngôn từ không phù hợp trong giao tiếp có thể gây ra sự hiểu lầm và xúc phạm người khác. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang nói chuyện với những người có bối cảnh văn hóa hoặc xã hội khác nhau.

Dùng quá nhiều từ địa phương

Sử dụng quá nhiều từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng trong giao tiếp có thể gây ra sự khó hiểu cho người không quen với những từ này. Khi điều này sảy ra quá nhiều có thể dẫn đến hiểu lầm, khó chịu cho người nghe và tạo cho người nghe cảm giác không thuộc về quộc giao tiếp.

Nói quá nhanh

Khi giao tiếp, tốc độ nói chuyện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến khả năng hiểu và tiếp thu thông tin của người nghe. Nếu bạn nói quá nhanh, người đối diện sẽ gặp khó khăn trong việc theo kịp và hiểu đúng ý bạn muốn truyền đạt.

Tham khảo về tốc độ nói:

• Với một cuộc giao tiếp thông thường, tốc độ nói khoảng 120 chữ/ phút được xem như tốc độ lý tưởng.
• Tốc độ nói đưới 100 từ/ phút sẽ phù hợp cho những diễn giải chi tiết, truyền cảm nhẹ nhàng, các tình huống thể hiện sự tôn trọng, giao tiếp chậm rãi với người già hoặc với khi ngôn sữ đang sử dụng không phải ngôn ngữ mẹ đẻ của người nghe. Tuy nhiên, trong trường hợp bình thường hoặc kéo dài quá lâu thì việc nói quá chậm có thể gây buồn ngủ, chán nản, mất tập trung cho người nghe.
• Tốc độ nói trên 160 từ/ phút được xem là nhanh và phù hợp trong môi trường kinh doanh hoặc thảo luận chuyên sâu – nơi thông tin cần được vận chuyển một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, việc nói tốc độ nhanh khó mang tính thuyết phục và đưa người nghe vào “thế thủ”. Chú ý, việc dùng tốc độ nói quá nhanh trong thời gian lâu sẽ khiến người nghe lẫn nói bị mệt.

Không chịu lắng nghe

Lắng nghe là một phần không thể thiếu trong giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn không chú ý lắng nghe người khác, bạn sẽ bỏ lỡ những thông tin quan trọng và làm giảm chất lượng của cuộc trò chuyện. Ngoài ra, việc không chịu lắng nghe cũng khiến người nghe cảm thấy bị coi thường, thiếu tôn trọng.

Dùng quá nhiều thuật ngữ, từ tiếng nước ngoài không cần thiết

Sử dụng quá nhiều từ chuyên môn hoặc các thuật ngữ tiếng nước ngoài trong giao tiếp với những cộng đồng riêng có thể là điều bình thườn. Tuy nhiên với những đối tượng người nghe bình thường thì điều này không chỉ không giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hay nâng cao giá trị bản thân mà ngược lại có thể làm cho người nghe cảm thấy khó chịu, tạo khoảng cách trong giao tiếp và dễ hiểu lầm.

Tham khảo bài viết: Những nguyên nhân thất bại trong giao tiếp

Một số cách khắc phục giao tiếp kém

Sau khi đã nhận diện được những hành vi hạn chế giao tiếp, chúng ta có thể áp dụng một số cách sau đây để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình:

Trau dồi kiến thức về nhiều chủ đề

Một trong những yếu tố quan trọng để có một cuộc trò chuyện thú vị và lôi cuốn là kiến thức đa dạng về nhiều lĩnh vực. Khi bạn có kiến thức sâu rộng, bạn có thể dễ dàng thích nghi với nhiều chủ đề khác nhau và đưa ra những ý kiến, quan điểm thú vị.

Tập nói trước gương

Tập nói trước gương là phương pháp rất phổ biến, hiệu quả và dễ thực hiện. Khi bạn đứng trước gương và thực hiện các bài tập nói chuyện, bạn có thể quan sát ngôn ngữ hình thuể của bản thân, biểu cảm và cử chỉ của mình, từ đó cải thiện và điều chỉnh chúng để trở nên hấp dẫn và bạn có thể tự tin hơn. Khi có thể tự tin trong giao tiếp, bạn đã sẵn sàng để có thể nói một cách tự tin trước đám đông,

Ngoài ra, việc tập nói trước gương cũng giúp bạn tập được thói quen nhìn vào mắt người đối diện  kỹ năng rất quan trọng kể có thể tạo được thiện cảm trong giao tiếp.

Tham gia các khóa học về giao tiếp

Tham gia các chương trình đào tạo về giao tiếp là một cách nhanh chóng và hiệu quả để có thể cải thiện khả năng giao tiếp. Các khóa học sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức và kỹ năng giao tiếp một cách bài bản từ lý thuyết cho tới thực hành, cách luyện tập và lộ trình đào tạo phù hợp.

Ngoài ra, khi đến với các khóa học, bạn sẽ được hướng dẫn bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm. Các chuyên gia sẽ chỉ ra cho bạn các lợi thế của bản thân, những điểm cần khắc phục và thậm chí cách tập luyện phù hợp với bản thân bạn.

Tìm hiểu về chủ đề và đối tượng giao tiếp trước khi giao tiếp

Trước khi tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào, điều quan trọng là bạn nên tìm hiểu trước về chủ đề và đối tượng giao tiếp. Điều này giúp bạn chuẩn bị kiến thức và cách thức giao tiếp phù hợp, tránh những hiểu lầm hoặc sai sót không đáng có.

Ví dụ, nếu bạn cần phải thuyết trình về một sản phẩm mới cho một nhóm khách hàng, bạn nên nghiên cứu về sản phẩm đó, đối tượng khách hàng và cách thức trình bày phù hợp nhất.

Ghi âm và nghe lại bản ghi âm

Hiện nay, hầu như ai cũng đã có điện thoại thông minh cá nhân với khả năng ghi âm khá tốt. Việc tập nói - Ghi âm - tự đánh giá các thiếu sót trong kỹ năng giao tiếp của mình rất dễ thực hiện và có thể đem lại hiệu quả tốt.

Kết luận

Giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc lẫn đời sống hằng ngày. Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi có thể giúp quý bạn đọc có thể cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp của mình. Để được tư vấn thêm về các chương trình đào tạo phát triển năng lực của bản thân, hãy liên hệ ngay với IRTC để được tư vấn. Với đội ngũ chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ giúp bạn có thể phát triển năng lực bản thân phù hợp với công việc và mục tiêu của bạn.