Purchasing là gì?

Mục lục [Ẩn]

Từ sản xuất thương mại đến dịch vụ, hoạt động mua hàng luôn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra trơn chu, hiệu quả. Nếu nguyên vật liệu, thiết bị hay dịch vụ cần thiết bị thiếu hụt, một trong số những yếu tố đó sẽ là nguyên nhân kéo tiến độ doanh nghiệp dậm chân tại chỗ. Và, để tránh những gián đoạn đó thì doanh nghiệp cần một bộ phận chuyên trách hoạt động thu mua với tên gọi “purchasing”. Vậy purchasing là gì? Đội ngũ Pusachsing thực sự làm những công việc gì trong guồng máy vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Purchasing là gì?

Purchasing là quá trình mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp. Đây là một trong những khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả.

Mục tiêu của hoạt động purchasing không chỉ dừng lại ở việc mua được hàng hóa, mà còn hướng tới việc đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, chất lượng phù hợp, giá cả cạnh tranh, được giao đúng thời điểm và duy trì mối quan hệ ổn định, lâu dài với nhà cung cấp. Tất cả những yếu tố này nhằm tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Với vai trò then chốt trong toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, Puschasing là điểm khởi đầu quyết định nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết cho sản xuất và kinh doanh. Nếu việc mua hàng không hiệu quả, chuỗi cung ứng sẽ bị gián đoạn, dẫn đến tiến độ sản xuất chậm trễ, chi phí tăng do phải ứng phó với thiếu hụt hoặc tồn kho không cần thiết. Ngược lại, khi thu mua được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy theo yêu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp có một số hình thức mua hàng phổ biến bao gồm: mua hàng định kỳ, mua theo hợp đồng dài hạn, mua theo kế hoạch, mua hàng tập trung, mua hàng phi tập trung,...

Ví dụ: Puschasing sẽ tìm nhà cung cấp, so sánh giá và theo dõi đơn hàng mua giấy in đến khi giấy được giao đầy đủ cho công ty.

II. Mô tả công việc cụ thể của một Purchasing

Trong doanh nghiệp, nhân viên thu mua là người đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả. Họ tham gia vào quá trình lựa chọn, theo dõi và duy trì nguồn cung ứng phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận, từng dự án. Dưới đây là những nhiệm vụ chính thường thấy ở vị trí này:

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu mua hàng: Nhân viên thu mua là đầu mối tiếp nhận các đề nghị cung ứng vật tư, thiết bị, dịch vụ từ các phòng ban. Họ cần rà soát nội dung đề nghị, đối chiếu với định mức, ngân sách và các quy trình nội bộ để xác định nhu cầu là hợp lý và khả thi.
• Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Thông qua việc thu thập báo giá, phân tích thông tin và so sánh các lựa chọn, nhân viên thu mua giúp doanh nghiệp tìm ra những nhà cung cấp có năng lực, giá cả cạnh tranh, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng. Trong những trường hợp đặc biệt, họ có thể phối hợp cùng các phòng ban tổ chức đấu thầu hoặc xây dựng tiêu chí đánh giá khắt khe hơn.
• Đàm phán, đặt hàng và theo dõi tiến độ: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, nhân viên thu mua là người triển khai việc đàm phán điều khoản hợp đồng hoặc đơn hàng. Họ đồng thời chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, sản xuất (nếu có), giao hàng cho đến khi hàng hóa được nghiệm thu và thanh toán theo đúng cam kết.
• Xử lý phát sinh và phối hợp kiểm tra hàng hóa: Trong trường hợp phát sinh lỗi kỹ thuật, giao hàng chậm, thiếu số lượng hoặc không đúng chất lượng, nhân viên thu mua sẽ làm việc với nhà cung cấp để có phương án xử lý phù hợp, giảm thiểu ảnh hưởng đến hoạt động chung.
• Lưu trữ hồ sơ và cập nhật cơ sở dữ liệu mua hàng: Việc cập nhật đầy đủ các hồ sơ liên quan như báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn… không chỉ giúp kiểm soát tốt thông tin mà còn hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm toán và lập kế hoạch mua sắm trong tương lai.
• Hỗ trợ đánh giá và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp: Nhân viên thu mua thường xuyên theo dõi hiệu suất cung ứng, phản hồi nội bộ và xu hướng thị trường để tham gia vào quá trình đánh giá, duy trì hoặc thay thế nhà cung cấp khi cần thiết. Việc xây dựng được mối quan hệ ổn định, tin cậy với các nhà cung ứng là yếu tố quan trọng giúp tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng đầu vào.

Dù không trực tiếp tạo ra sản phẩm hay doanh thu, hoạt động thu mua lại giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo nguồn lực đầu vào, yếu tố quyết định đến chất lượng, chi phí và tiến độ vận hành của cả hệ thống. Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp, kiểm soát tốt chất lượng đầu vào và đảm bảo thời gian giao hàng chính xác không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất mà còn tác động đến chi phí, uy tín và năng lực cạnh tranh tổng thể của tổ chức.

III. Kỹ năng và tố chất cần có để làm Purchasing

Để thực hiện hiệu quả công việc trong lĩnh vực thu mua, nhân viên Purchasing không chỉ cần am hiểu chuyên môn mà còn phải trang bị đa dạng kỹ năng và phẩm chất phù hợp. Những năng lực này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo chất lượng công việc và nâng cao giá trị đóng góp cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

• Hiểu biết về sản phẩm và chuỗi cung ứng: Nhân viên thu mua cần nắm rõ đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng, đồng thời hiểu quy trình vận hành của chuỗi cung ứng để đưa ra quyết định mua hàng hiệu quả.
• Kỹ năng đàm phán và giao tiếp: Khả năng đàm phán giúp Purchasing Staff thương lượng điều kiện mua hàng có lợi, giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng. Giao tiếp tốt cũng hỗ trợ việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp.
• Khả năng phân tích và đánh giá nhà cung cấp: Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đòi hỏi nhân viên thu mua có khả năng phân tích năng lực, độ tin cậy, mức độ đáp ứng và các rủi ro liên quan, từ đó đưa ra lựa chọn chiến lược dài hạn.
• Tư duy chi phí và kiểm soát ngân sách: Hiểu biết về cấu trúc giá, khả năng so sánh báo giá và lập kế hoạch mua hàng giúp tối ưu ngân sách và tránh phát sinh chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Công việc thu mua thường liên quan đến nhiều đơn hàng, nhà cung cấp và mốc thời gian khác nhau. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và xử lý tình huống kịp thời là điều không thể thiếu.
• Trung thực và tinh thần trách nhiệm cao: Với vai trò liên quan đến tài chính và đối tác bên ngoài, sự minh bạch, liêm chính và trách nhiệm trong công việc là yếu tố cốt lõi để duy trì lòng tin của cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp.
• Sử dụng thành thạo công cụ hỗ trợ công việc: Việc thành thạo Excel, phần mềm ERP hoặc các hệ thống quản lý mua hàng giúp quy trình thu mua minh bạch, kiểm soát tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành.

Kỹ năng và phẩm chất cần được phát triển đồng bộ nhằm giúp người làm Purchasing hoàn thành tốt nhiệm vụ và tạo nên nền tảng vững chắc để thăng tiến trong sự nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, một nhân viên thu mua chuyên nghiệp và linh hoạt sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và xây dựng chuỗi cung ứng bền vững.

Tổng kết

Là vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự vận hành liên tục và hiệu quả của doanh nghiệp, hoạt động puschasing giúp đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ luôn sẵn sàng đúng chất lượng, đúng thời gian và với chi phí hợp lý, góp phần quan trọng vào việc kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Kèm theo đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các kỹ năng và tố chất này sẽ giúp cá nhân giải quyết tốt công việc hàng ngày và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp lâu dài. Với sự phát triển không ngừng của thị trường và chuỗi cung ứng, vai trò của Purchasing ngày càng được khẳng định là nhân tố không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành bền vững và thành công.