Trao quyền cho nhân viên

Mục lục [Ẩn]

Đóng vai trò then chốt trong việc thu hút, phát triển, giữ chân và tối ưu hóa năng lực của người lao động, quản trị nhân sự hiệu quả đã trở thành một đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng, thì vai trò của người làm nhân sự càng trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Tại đây, xu hướng được nhấn mạnh trong quản lý hiện đại chính là “trao quyền cho nhân viên”, một yếu tố giúp gia tăng sự gắn kết và thúc đẩy sự sáng tạo trong tổ chức.

Trao quyền cho nhân viên là gì?

Trao quyền cho nhân viên (Employee Empowerment) bắt đầu xuất hiện từ những năm 1980 – 1990, trong bối cảnh mô hình quản trị truyền thống theo kiểu mệnh lệnh hay kiểm soát dần bộc lộ hạn chế. Đặc biệt, khi các triết lý quản trị hiện đại như TQM, Lean hay Agile đều nhấn mạnh vai trò của nhân viên trong việc phát hiện vấn đề, cải tiến liên tục và ra quyết định tại hiện trường.

Khái niệm này đề cập về quá trình cung cấp cho nhân viên quyền hạn, sự tự chủ và nguồn lực cần thiết để họ có thể tự tin đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm với công việc được giao. Với bản chất chia sẻ quyền ra quyết định kèm theo trách nhiệm, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, nguồn lực và sự hỗ trợ để nhân viên có thể tự tin thực hiện công việc một cách độc lập. Đây là sự kết hợp giữa niềm tin từ lãnh đạo và năng lực tự chủ của nhân viên.

Khai giảng: Khóa học Lãnh Đạo Đột Phá

Các hình thức trao quyền phổ biến hiện nay gồm:

• Trao quyền trong phạm vi công việc: Cho phép nhân viên lựa chọn cách thức thực hiện công việc, đề xuất giải pháp thay vì chỉ làm theo mệnh lệnh.
• Trao quyền trong ra quyết định: Nhân viên được tham gia vào quá trình ra quyết định liên quan đến nhóm hoặc dự án.
• Trao quyền về sáng kiến và cải tiến: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng mới và đề xuất cải tiến quy trình làm việc.
• Trao quyền về phát triển bản thân: Hỗ trợ nhân viên theo đuổi các chương trình đào tạo, học hỏi và phát triển chuyên môn.

Tốc độ của thị trường thay đổi ngày càng nhanh, việc ra quyết định thường tập trung ở cấp lãnh đạo khiến doanh nghiệp dễ dàng mất đi tính linh hoạt, phản ứng chậm và khó phát huy hết năng lực vốn có. Vì vậy, trao quyền đã đã trở thành dấu hiệu của một nhà quản trị có tầm nhìn, một người hiểu rằng sự phát triển bền vững không đến từ kiểm soát, mà đến từ việc khơi dậy tiềm năng và tinh thần chủ động của mỗi cá nhân.

Nhờ đó mà mỗi nhân viên đều được khai thác tiềm năng ẩn, xây dựng môi trường làm việc tin cậy, được tin tưởng, lắng nghe, được thử sức và được trưởng thành. Đây chính là nghệ thuật lãnh đạo trong thời đại mới, nơi mà sự thành công của tổ chức gắn liền với sự lớn mạnh của từng cá nhân.

Khai giảng: Khóa học Kỹ Năng Quản Lý

Nhân viên như thế nào thì phù hợp để trao quyền?

Không phải nhân viên nào cũng có thể được trao quyền ngay từ đầu. Việc lựa chọn đúng người để trao quyền là yếu tố then chốt giúp quá trình này đạt hiệu quả. Một số tiêu chí dưới đây có thể giúp nhà quản lý xác định được ai là người sẵn sàng và phù hợp để nhận quyền chủ động trong công việc:

• Có tinh thần trách nhiệm cao: Nhân viên phù hợp để trao quyền là người có ý thức rõ ràng về trách nhiệm công việc, không đùn đẩy, không ngại thử thách và sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả mình tạo ra. Đây là yếu tố nền tảng để đảm bảo khi được giao quyền, họ không lạm dụng hay buông thả mà thực sự nỗ lực thực hiện tốt vai trò được giao.
• Chủ động và cầu tiến: Người được trao quyền cần có tư duy chủ động trong công việc, không chờ lệnh mà tự tìm giải pháp, đề xuất cải tiến và sẵn sàng tiếp thu phản hồi. Họ cũng cần thể hiện tinh thần học hỏi, cầu tiến và mong muốn phát triển bản thân, điều này giúp đảm bảo quyền được trao sẽ đi kèm với sự trưởng thành.
• Có năng lực chuyên môn và kỹ năng phù hợp: Trao quyền không phải là “thử cho biết”, mà cần căn cứ vào năng lực thực tế. Nhân viên cần có đủ kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích tình huống, kỹ năng ra quyết định và làm việc độc lập. Những yếu tố này đảm bảo họ có thể xử lý công việc một cách hiệu quả khi không còn sự giám sát thường xuyên.
• Khả năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt: Khi được trao quyền, nhân viên không chỉ làm cho bản thân mà còn phải liên kết với các bộ phận khác, xử lý tình huống phát sinh và truyền đạt ý tưởng rõ ràng. Khả năng giao tiếp hiệu quả và tinh thần hợp tác giúp họ phối hợp tốt trong môi trường làm việc mở và năng động.
• Được đặt trong môi trường có sự tin tưởng: Một nhân viên phù hợp để trao quyền cũng là người đang làm việc trong môi trường mà sự tin tưởng giữa cấp trên và cấp dưới đã được xây dựng. Người quản lý cần thực sự tin tưởng vào ý thức và năng lực của nhân viên thì mới có thể trao quyền đúng cách; đồng thời, nhân viên cũng cần cảm thấy an tâm khi được giao quyền để phát huy tối đa.

Cách để trao quyền hiệu quả

Trao quyền là sự kết hợp giữa lãnh đạo, huấn luyện và tin tưởng. Một nhà quản lý nếu chỉ dừng lại ở việc “giao cho nhân viên toàn quyền tự quyết” mà mà không định hướng rõ ràng, rất dễ khiến nhân viên rơi vào trạng thái lúng túng, thiếu định hướng hoặc bị quá tải. Dưới đây là một số nguyên tắc và bước đi nhà quản trị cần thực hiện:

Xác định rõ mục tiêu và kỳ vọng

Trước khi trao quyền, nhà quản lý cần làm rõ:

• Nhân viên cần đạt được điều gì?
• Tiêu chí đánh giá kết quả là gì?
• Mức độ chủ động ra quyết định đến đâu?

Việc này giúp nhân viên hiểu được khung hành động an toàn để thoải mái phát huy sáng tạo mà không vượt quá giới hạn. Mục tiêu càng rõ, trách nhiệm càng rành mạch thì hiệu suất càng cao.

Giao quyền đi kèm với trách nhiệm

Trao quyền hiệu quả luôn đi đôi với việc giao trách nhiệm. Nhân viên cần hiểu rằng: họ không chỉ có “quyền” ra quyết định mà còn phải chịu trách nhiệm về kết quả, cả khi thành công lẫn khi xảy ra sự cố. Điều này giúp rèn luyện tư duy làm chủ và ý thức chịu trách nhiệm, tạo nên nền tảng để phát triển lâu dài.

Cung cấp đầy đủ thông tin, công cụ và nguồn lực

Không thể yêu cầu nhân viên làm tốt nếu thiếu đi các yếu tố hỗ trợ. Người quản lý cần:

• Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu, và bối cảnh công việc.
• Đảm bảo nhân viên được tiếp cận với công cụ, hệ thống, và các nguồn lực cần thiết.
• Gỡ bỏ những rào cản không cần thiết để tạo sự thông suốt.

Trao quyền hiệu quả không đơn thuần là “giao nhiệm vụ” mà còn là tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên thành công.

Luôn theo dõi, hỗ trợ, nhưng không kiểm soát thái quá

Một trong những lỗi phổ biến của nhà quản lý là vừa trao quyền xong lại theo sát từng bước, khiến nhân viên cảm thấy bị giám sát và không thực sự được tin tưởng. Hãy thay việc “quản lý vi mô” bằng cách:

• Đặt lịch cập nhật tiến độ định kỳ.
• Đặt mình ở vai trò người hỗ trợ hơn là người kiểm soát.
• Luôn sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết, nhưng không can thiệp khi không cần thiết.

Cách tiếp cận này tạo ra sự an tâm cho nhân viên và giúp họ mạnh dạn ra quyết định.

Khuyến khích phản hồi và học hỏi từ trải nghiệm

Trao quyền hiệu quả đi liền với một văn hóa học hỏi. Sau mỗi nhiệm vụ hay dự án được trao quyền, nhà quản lý nên dành thời gian:

• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên.
• Góp ý tích cực dựa trên kết quả đạt được.
• Cùng rút kinh nghiệm, học hỏi từ cả thành công và thất bại.

Điều này giúp nhân viên ngày càng trưởng thành hơn trong vai trò được trao quyền, đồng thời củng cố niềm tin giữa các cấp trong tổ chức.

Ghi nhận và động viên kịp thời

Cuối cùng, sự công nhận và động viên chính là chất xúc tác để nhân viên tiếp tục phát huy. Khi nhân viên làm tốt trong vai trò được giao quyền, nhà quản lý nên:

• Ghi nhận đóng góp rõ ràng, cụ thể.
• Khen ngợi trước tập thể (nếu phù hợp).
• Cân nhắc mở rộng thêm phạm vi trách nhiệm hoặc cơ hội thăng tiến.

Điều này không chỉ tạo động lực cho cá nhân đó, mà còn khích lệ tinh thần chung của cả đội ngũ.

Trao quyền hiệu quả không chỉ là trao việc mà là trao cơ hội để nhân viên phát triển, trao niềm tin để họ trưởng thành, và trao tầm nhìn để cả đội ngũ cùng bước xa hơn. Trong một thế giới công việc ngày càng phức tạp và đề cao tính linh hoạt, năng lực trao quyền chính là năng lực lãnh đạo của thời đại mới.

Khóa học Quản trị nhân sự 4.0

Quản trị nhân sự là tích hợp của tư duy chiến lược, năng lực số hóa và khả năng dẫn dắt con người thích ứng liên tục. Nếu bạn đang tìm kiếm một lối đi vượt khỏi tư duy nhân sự truyền thống, hãy đến với khóa học “Quản trị nhân sự 4.0” để nâng cấp tư duy và làm chủ công nghệ và trở thành người tạo ra giá trị thực thụ cho tổ chức.

Khai giảng: Khóa học Quản trị nhân sự

Vì sao bạn nên tham gia khóa học này?

• Chạm vào cốt lõi của quản trị 4.0: Bạn sẽ hiểu sâu về cách con người và công nghệ cùng cộng hưởng, từ đó biết cách xây dựng một hệ thống nhân sự thông minh, linh hoạt và bền vững.
• Không lý thuyết khô khan –  Tình huống thực tế linh hoạt: Mỗi buổi học là một bài toán thực tiễn, nơi bạn rèn kỹ năng giải quyết vấn đề, trao quyền, tạo động lực và xử lý xung đột trong môi trường thay đổi liên tục.
• Dành cho những người muốn dẫn đầu: Dù bạn là quản lý, chuyên viên hay đang khởi nghiệp, khóa học sẽ giúp bạn trở thành người làm nhân sự mà bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào cũng cần có.

Cùng IRTC – Nâng cao kỹ năng nhân sự thời đại mới!

Đừng đóng khung bản thân trong những quy tắc quản trị truyền thống, hãy trở thành người truyền lửa và tạo dựng sự thay đổi trong thời đại mới.

Đăng ký tham gia ngay hôm nay để nhận được ưu đãi đặc biệt từ IRTC và bắt đầu hành trình thay đổi bản thân!