Các bước trong quy trình mua hàng

Mục lục [Ẩn]

Khi vận hành doanh nghiệp, có không ít trường hợp khiến hoạt động sản xuất bị gián đoạn, những điều đó nếu không kiểm soát tốt có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ, chi phí và uy tín của doanh nghiệp. Đó là lý do việc xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả và phù hợp với thực tế hoạt động là yêu cầu không thể bỏ qua, đặc biệt là với những thách thức luôn cận kề trong quá trình mua hàng. Nếu bạn đọc đang tìm kiếm một quy trình mua hàng phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy cùng đi vào bài viết và tham khảo các bước quy trình dưới đây.

Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng (Procurement Process) là một chuỗi các bước mà doanh nghiệp thực hiện để đảm bảo có đủ hàng hóa, vật tư hoặc dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Quy trình này bắt đầu từ việc xác định rõ doanh nghiệp đang cần gì, lựa chọn nơi mua phù hợp, tiến hành đặt hàng, nhận hàng và cuối cùng là thanh toán. Mỗi bước trong quy trình đều cần sự phối hợp giữa các phòng ban như bộ phận đề xuất, phòng mua hàng, kế toán và kho, nhằm đảm bảo việc mua sắm diễn ra đúng lúc, đúng chất lượng và hợp lý về chi phí. Nói cách khác, quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt việc mua sắm và tránh những sai sót hoặc lãng phí không cần thiết.

Ngoài cung ứng đầy đủ vật tư/ hàng hóa cần thiết, quy trình mua hàng hướng tới việc tối ưu chi phí, kiểm soát chất lượng, đảm bảo tiến độ và tính minh bạch. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tuân thủ các quy định nội bộ và pháp luật, đồng thời góp phần tạo dựng mối quan hệ bền vững, hiệu quả với các nhà cung cấp chiến lược.

Tham gia vào quy trình mua hàng là sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp:

• Bộ phận đề xuất nhu cầu
• Phòng mua hàng
• Bộ phận kế toán
• Ban giám đốc/cấp phê duyệt
• Kho/bộ phận tiếp nhận

Một điểm mấu chốt quyết định sự thành công của quy trình mua hàng, là mức độ phối hợp giữa các bộ phận. Khi thiếu sự kết nối, chậm phản hồi hay sai lệch trong thông tin yêu cầu, doanh nghiệp đều có thể phải đối mặt với tình trạng trì hoãn, phát sinh chi phí không đáng có, thậm chí là ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất hoặc chất lượng dịch vụ khi cung cấp ra thị trường. Vì vậy, việc thiết lập cơ chế phối hợp rõ ràng, minh bạch là điều kiện tiên quyết để quy trình mua hàng vận hành hiệu quả.

Các bước trong quy trình mua hàng

Hoạt động mua sắm của doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình rõ ràng, logic và kiểm soát được là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh quy trình theo mô hình quản lý và quy mô riêng, nhưng về cơ bản, quy trình mua hàng thường gồm 7 bước chính. Dưới đây là diễn giải chi tiết từng bước trong trình tự mua hàng phổ biến hiện nay:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

Quy trình bắt đầu từ việc các bộ phận sử dụng, chẳng hạn như sản xuất, kỹ thuật, văn phòng nhận thấy nhu cầu về một loại nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ cụ thể. Nhu cầu này cần được mô tả rõ ràng về số lượng, chủng loại, thời điểm cần sử dụng, cùng với các tiêu chuẩn kỹ thuật (nếu có). Việc xác định chính xác từ đầu giúp tránh mua thừa, mua thiếu hoặc chọn sai chủng loại sản phẩm.

Bước 2: Lập đề nghị mua hàng

Bộ phận sử dụng tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng (Purchase Requisition) và gửi đến bộ phận mua hàng hoặc phòng vật tư. Trong phiếu này cần thể hiện đầy đủ mã hàng, mô tả, số lượng, ngân sách dự kiến, và thời gian cần hàng. Tùy theo quy định nội bộ, phiếu đề nghị có thể cần được cấp quản lý hoặc ban giám đốc phê duyệt trước khi triển khai tiếp.

Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Phòng mua hàng tiến hành khảo sát thị trường, thu thập báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá dựa trên tiêu chí như: giá cả cạnh tranh, năng lực cung ứng, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, và uy tín trên thị trường. Với các giao dịch giá trị lớn, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình đấu thầu hoặc bảng chấm điểm chi tiết để chọn được đối tác phù hợp nhất.

Bước 4: Lập đơn đặt hàng

Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng cần thể hiện rõ ràng các thông tin: mặt hàng, số lượng, giá, địa điểm và thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán, và các cam kết khác. Trong nhiều trường hợp, đơn hàng sẽ kèm theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Bước 5: Theo dõi đơn hàng và nhận hàng

Khi đơn hàng đã được chốt, người mua cần theo dõi tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh nếu có. Khi hàng được giao đến, bộ phận kho (hoặc bộ phận sử dụng) sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng và phiếu giao nhận về số lượng, chất lượng, quy cách… Nếu có sai sót hoặc thiếu hàng, cần lập biên bản và thông báo ngay cho nhà cung cấp để xử lý.

Bước 6: Kiểm tra chứng từ và thanh toán

Sau khi hàng hóa được tiếp nhận đầy đủ, bộ phận mua hàng hoặc kế toán sẽ kiểm tra các chứng từ liên quan như: hóa đơn VAT, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu… Việc đối chiếu giữa chứng từ và đơn hàng giúp đảm bảo thanh toán chính xác, minh bạch và đúng tiến độ. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP để hỗ trợ tự động hóa quá trình này, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp

Toàn bộ hồ sơ mua hàng cần được lưu trữ theo quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, báo cáo hoặc tái sử dụng thông tin. Việc ghi nhận và đánh giá thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng danh sách nhà cung cấp đáng tin cậy cho các lần hợp tác trong tương lai, đồng thời loại bỏ dần các đơn vị hoạt động kém hiệu quả.

Có thể thấy, quy trình mua hàng không đơn thuần là những thủ tục hành chính, mà là một chuỗi hoạt động đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận, cùng với khả năng kiểm soát và linh hoạt thích ứng với tình hình thực tế. Việc nhìn lại và cải tiến quy trình đều có liên quan mật thiết đến chiến lược quản trị và khả năng vận hành toàn diện của tổ chức.

Thách thức và giải pháp khi thực hiện quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng tuy được xây dựng theo các bước cụ thể, nhưng khi triển khai thực tế rong doanh nghiệp lại gặp không ít thách thức. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả cung ứng mà còn làm phát sinh chi phí và rủi ro cho hoạt động sản xuất - kinh doanh. Dưới đây là một số thách thức phổ biến cùng các giải pháp gợi ý:

1. Thiếu phối hợp giữa các phòng ban: 

• Thách thức: Các bộ phận như sản xuất, kỹ thuật, mua hàng, kế toán và kho thường vận hành thiếu liên kết, dẫn đến việc xử lý đơn hàng chậm trễ, hàng hóa giao sai chủng loại hoặc không đúng thời điểm cần thiết.
• Giải pháp: Xây dựng hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả, sử dụng phần mềm quản lý mua hàng để chia sẻ thông tin theo thời gian thực. Đồng thời, ban hành quy trình phối hợp chuẩn giữa các bộ phận, phân định rõ trách nhiệm và thời hạn phản hồi trong từng bước.

2. Khó khăn trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

• Thách thức: Việc lựa chọn không đúng nhà cung cấp có thể dẫn đến hàng hóa kém chất lượng, chậm giao hàng hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp ra quyết định chỉ dựa vào giá mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.
• Giải pháp: Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá toàn diện, bao gồm: năng lực sản xuất – cung ứng, độ tin cậy, chất lượng sản phẩm, dịch vụ hậu mãi và điều khoản thanh toán. Định kỳ tổ chức đánh giá và lưu trữ dữ liệu lịch sử hợp tác để hỗ trợ quá trình ra quyết định về sau.

3. Thiếu kiểm soát trong quá trình thực hiện:

• Thách thức: Việc không theo dõi sát sao tiến độ giao hàng, thiếu kiểm tra chất lượng và số lượng đầu vào dễ dẫn đến tình trạng thất thoát, sai sót hoặc ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.
• Giải pháp: Phân công rõ ràng người phụ trách theo dõi đơn hàng và kiểm tra hàng hóa khi nhận. Áp dụng checklist kiểm tra và phần mềm quản lý tiến độ để đảm bảo hàng hóa được giao đúng – đủ – đạt yêu cầu kỹ thuật.

4. Quá trình thanh toán và kiểm tra chứng từ phức tạp:

• Thách thức: Tình trạng hồ sơ mua hàng không đầy đủ, chứng từ không khớp (giữa đơn đặt hàng, phiếu giao nhận và hóa đơn) có thể gây khó khăn trong thanh toán, kế toán và kiểm toán nội bộ.
• Giải pháp: Áp dụng nguyên tắc đối chiếu 3 bên gồm đơn hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn nhà cung cấp. Kèm theo đó là số hóa chứng từ và quản lý hồ sơ mua hàng trên phần mềm để dễ dàng truy xuất và kiểm soát.

5. Thiếu minh bạch và rủi ro gian lận:

• Thách thức: Quy trình thiếu kiểm soát có thể tạo điều kiện cho các hành vi gian lận, trục lợi cá nhân hoặc thông đồng với nhà cung cấp.
• Giải pháp: Thiết lập cơ chế kiểm duyệt rõ ràng, phân cấp phê duyệt theo giá trị đơn hàng, kết hợp kiểm toán nội bộ định kỳ. Ngoài ra, cần xây dựng và duy trì văn hóa liêm chính trong hoạt động mua sắm thông qua đào tạo, truyền thông nội bộ và cam kết đạo đức nghề nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sẽ đối mặt với những thách thức khác nhau tùy theo quy mô, lĩnh vực và hệ thống vận hành. Tuy nhiên, điểm chung là nếu quy trình mua hàng không được kiểm soát tốt, nó có thể trở thành "lỗ hổng" nghiêm trọng trong chuỗi giá trị. Do đó, việc nhận diện sớm các rủi ro và áp dụng các giải pháp cải tiến là điều cần thiết để xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả, minh bạch và bền vững.

Tổng kết

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa hoạt động mua hàng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Một quy trình mua hàng được xây dựng bài bản, phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, cùng sự minh bạch trong từng bước thực hiện sẽ góp phần đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định, giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, để đạt được điều đó không chỉ cần hiểu rõ các bước trong quy trình, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục rà soát, cải tiến và thích ứng với thực tiễn vận hành. Việc nhìn nhận lại hệ thống mua hàng hiện tại sẽ là bước khởi đầu cho những thay đổi tích cực và bền vững trong tương lai.