Lập kế hoạch mua hàng

Mục lục [Ẩn]

Diễn ra thường ngày ở mỗi doanh nghiệp, “lập kế hoạch mua hàng” đã và đang trở thành yêu cầu quan trọng dù bất kể quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Bởi, việc mua hàng là một quy trình đòi hỏi tính chủ động và định hướng cao, chứ không phải chỉ là lập nên để đối phó. Dù biết là vậy, nhưng làm cách nào để doanh nghiệp có thể lập và triển khai một kế hoạch mua hàng thực sự hiệu quả? Chúng ta hãy cùng đi vào tìm hiểu qua bài viết sau đây.

I. Kế hoạch mua hàng là gì?

Kế hoạch mua hàng là một bản dự báo và sắp xếp có hệ thống về việc: doanh nghiệp sẽ mua gì? mua bao nhiêu? vào thời điểm nào? từ nhà cung cấp nào?... trong một giai đoạn nhất định. Đây là công cụ giúp điều phối giữa nhu cầu thực tế, nguồn lực sẵn có và tiến độ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Nói theo một cách khác, kế hoạch mua hàng đóng vai trò là cầu nối giữa bộ phận sử dụng vật tư (sản xuất, vận hành...) và bộ phận cung ứng (mua hàng, kho, tầi chính), nhằm đảm bảo rằng việc mua sắm được thực hiện đúng lúc, đúng chỗ và hợp lý về chi phí. Khi có một kế hoạch mua hàng sát với thực tế, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc ra quyết định và nâng cao sự chính xác trong phán đoán tại mọi tình huống.

Mua hàng không theo kế hoạch dễ dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên liệu vào những thời điểm quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và khả năng đáp ứng đơn hàng. Muốn tránh những rủi ro đó, doanh nghiệp cần dựa vào công thức để xác định lượng hàng cần mua trong kỳ:

Số lượng cần mua = Nhu cầu dự kiến – Tồn kho hiện tại + Dự trữ an toàn

Ví dụ: Doanh nghiệp cần 1.000 đơn vị vật tư để sản xuất trong tháng tới, tồn kho hiện tại là 300, mức tồn kho an toàn là 100. Khi đó, số lượng cần mua sẽ là:

1.000 – 300 + 100 = 800 đơn vị

II. Các thành phần chính trong kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng đòi hỏi doanh nghiệp xác định được nhu cầu mua, phân tích và tổng hợp cả các yếu tố liên quan. Vì vậy, một bản kế hoạch mua hàng bài bản cần phản ánh được đầy đủ thông tin về nhu cầu, thời gian, nguồn lực, cũng như các điều kiện liên quan đến thị trường và chuỗi cung ứng. Việc nắm rõ các thành phần chính này sẽ giúp kế hoạch trở nên thiết thực, dễ triển khai và kiểm soát tốt hơn. Dưới đây là các thành phần cốt lõi thường có của một kế hoạch mua hàng:

• Danh mục hàng hóa, vật tư cần mua: Liệt kê chi tiết các loại nguyên vật liệu, hàng hóa, thiết bị hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
• Số lượng cần mua: Dựa trên nhu cầu thực tế, tồn kho hiện có và mức dự trữ an toàn, doanh nghiệp cần xác định số lượng cụ thể cần đặt mua cho từng mặt hàng.
• Yêu cầu kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn chất lượng: Mô tả rõ các yêu cầu kỹ thuật, quy chuẩn hoặc tiêu chí chất lượng cần đảm bảo cho từng loại hàng hóa.
• Thời điểm cần hàng: Xác định rõ thời gian giao hàng mong muốn để kịp tiến độ sản xuất, vận hành hoặc phục vụ khách hàng.
• Nguồn cung ứng: Bao gồm danh sách các nhà cung cấp hiện có, đánh giá năng lực, giá cả và điều kiện hợp đồng. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí mua hàng.
• Ngân sách dự kiến: Ước tính tổng chi phí cho các hạng mục mua sắm, bao gồm cả chi phí vận chuyển, thuế, bảo hiểm hoặc các khoản phát sinh khác.
• Điều kiện thanh toán: Xác định phương thức thanh toán, thời hạn chi trả và các cam kết tài chính với nhà cung cấp.
• Phân công trách nhiệm và tiến độ thực hiện: Ai chịu trách nhiệm liên hệ, theo dõi đơn hàng, nghiệm thu hàng hóa và xử lý các phát sinh liên quan?

Xác định đầy đủ các thành phần trên sẽ giúp kiểm soát tốt hoạt động mua sắm, góp phần tăng tính minh bạch, hỗ trợ quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng hình dung được cho mình một bản kế hoạch mua hàng chuyên nghiệp cần có những gì để đáp ứng đúng và đủ cho nhu cầu phát triển.

III. Cách lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Đằng sau hoạt động sản xuất diễn ra trôi chảy và phù hợp với mục tiêu vận hành, là một kế hoạch mua hàng với từng bước rõ ràng. Khi xây dựng các bước trong kế hoạch mua hàng, tùy theo quy mô, ngành nghề và đặc điểm hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp có thể linh hoạt thêm thắt một số bước. Dưới đây là các bước lập kế hoạch mua hàng cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo trước khi tùy chỉnh phù hợp theo doanh nghiệp mình:

1. Xác định nhu cầu mua hàng: Doanh nghiệp cần phối hợp với các bộ phận như sản xuất, kỹ thuật, bảo trì, kho… để thống kê đầy đủ các vật tư, hàng hóa, thiết bị hoặc dịch vụ cần thiết cho một kỳ hoạt động nhất định. Đây là bước nền tảng, quyết định tính chính xác của toàn bộ kế hoạch.
2. Kiểm tra tồn kho hiện tại: Trước khi đặt mua, cần kiểm tra lượng hàng đang có trong kho để tránh việc mua dư thừa hoặc bỏ sót. Dữ liệu tồn kho giúp tính toán được chính xác lượng cần mua.
3. Tính toán số lượng cần mua: Sử dụng công thức để tính (Số lượng cần mua = Nhu cầu dự kiến – Tồn kho hiện tại + Dự trữ an toàn), kèm theo đó là kết hợp với kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu thị trường để đảm bảo linh hoạt nhưng vẫn tránh lãng phí.
4. Lên danh sách nhà cung cấp phù hợp: Dựa trên danh mục cần mua, doanh nghiệp nên rà soát và lựa chọn nhà cung cấp có năng lực phù hợp, giá cả cạnh tranh và khả năng đáp ứng về chất lượng, tiến độ giao hàng.
5. Dự trù ngân sách và phê duyệt kế hoạch: Tính toán tổng chi phí mua sắm và trình kế hoạch để ban lãnh đạo phê duyệt. Việc này đảm bảo kế hoạch mua hàng nằm trong khả năng tài chính và được triển khai đồng bộ với các kế hoạch khác.
6. Thiết lập tiến độ và phân công nhiệm vụ: Xác định rõ các mốc thời gian: khi nào đặt hàng, khi nào nhận hàng, ai chịu trách nhiệm theo dõi, xử lý phát sinh… giúp đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng như dự kiến.
7. Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch: Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ tiến độ, chất lượng và chi phí. Nếu có biến động bất thường, cần điều chỉnh linh hoạt để không ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng bước như trên sẽ giúp tăng sự chủ động của doanh nghiệp hơn trong mọi tình huống, hạn chế tối đa rủi ro mua hàng sai lệch hoặc chậm trễ, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách. Có thể thấy, một quy trình bài bản không chỉ giúp đảm bảo nguồn cung mà còn góp phần quan trọng vào sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tổng kết

Đằng sau một chuỗi cung ứng ổn định và hoạt động vận hành suôn sẻ luôn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu mua sắm. Khi doanh nghiệp dành sự đầu tư đúng mức cho việc lên kế hoạch, những quyết định mua hàng sẽ không đơn giản là mang tính bị động hay cảm tính, mà đã trở thành những lựa chọn chiến lược, gắn liền với hiệu quả tài chính và năng lực cạnh tranh. Nhận thấy sự rõ ràng trong từng bước lập kế hoạch, kết hợp với am hiểu sâu sắc các yếu tố cần có, chính là cách để các tổ chức giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và vận hành linh hoạt hơn trong môi trường nhiều biến động. Bởi lẽ, điều tạo nên khác biệt không nằm ở việc mua được bao nhiêu, mà ở chỗ mua đúng thứ cần thiết, vào đúng thời điểm, với cách thức hiệu quả nhất.