Rủi ro trong thu mua là gì?

Mục lục [Ẩn]

Hoạt động thu mua là nút thắt quan trọng trong chuỗi cung ứng, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đầu vào, chi phí sản xuất và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Đi kèm với tầm ảnh hưởng đó, hoạt động này đương nhiên cũng kéo theo những rủi ro khó lường về tài chính, uy tín và tiến độ sản xuất. Nếu các doanh nghiệp muốn quản trị rủi ro trong thu mua hiệu quả, trước tiên hãy cùng đi vào bài viết sau để mở rộng góc nhìn về các loại rủi ro thường gặp.

Rủi ro trong thu mua là gì?

Rủi ro trong thu mua là những sự kiện hoặc yếu tố không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình lựa chọn, đàm phán, ký kết hợp đồng và nhận hàng từ nhà cung cấp. Những rủi ro này có thể làm gián đoạn hoạt động thu mua, ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu, tiến độ giao hàng hoặc gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp. Chúng có thể đến từ cả yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp hoặc từ các tác động bên ngoài.

Nhận diện rủi ro trong thu mua là cực kỳ quan trọng, bởi những rủi ro này có thể tác động trực tiếp đến toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ cần một khâu thu mua gặp trục trặc, cả dây chuyền sản xuất có thể bị ngưng trệ, kéo theo thiệt hại về thời gian, chi phí, và thậm chí mất cơ hội kinh doanh. Đặc  biệt, sự bất ổn khi cạnh tranh ngày càng tăng, việc mua được nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo được yếu tố an toàn và ổn định trong chuỗi cung ứng.

Ví dụ: Công ty thực phẩm nhập nguyên liệu từ nước ngoài nhưng do bất ổn chính trị tại quốc gia cung cấp, hàng hóa không được giao đúng hạn. Việc này làm gián đoạn sản xuất, gây thiệt hại doanh thu, bồi thường hợp đồng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Các loại rủi ro phổ biến trong thu mua

Hoạt động thu mua luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, nếu doanh nghiệp không nhận biết sớm và xử lý kịp thời có thể gây ra những tổn thất lớn về mặt tài chính, thời gian cũng như uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, để duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, dưới đây là một số loại rủi ro phổ biến trong thu mua có thể tham khảo:

• Rủi ro từ nhà cung cấp: Đây là rủi ro thường gặp nhất, bao gồm việc nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn, chất lượng nguyên liệu không đảm bảo hoặc thậm chí ngừng cung cấp đột ngột. Những vấn đề này có thể làm gián đoạn sản xuất và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Rủi ro về giá cả: Giá nguyên vật liệu thường biến động theo thị trường do nhiều yếu tố như biến động kinh tế, chính trị hay cung cầu. Khi giá tăng bất ngờ, chi phí thu mua cũng tăng theo, gây áp lực lên lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Rủi ro hợp đồng và pháp lý: Hợp đồng thu mua nếu không được soạn thảo kỹ lưỡng có thể dẫn đến tranh chấp khi có sự cố xảy ra. Bên cạnh đó, những thay đổi về luật pháp, thuế quan hoặc chính sách nhập khẩu cũng có thể gây khó khăn cho quá trình thu mua, đặc biệt là khi làm việc với nhà cung cấp nước ngoài.
• Rủi ro nội bộ: Ngoài những rủi ro bên ngoài, doanh nghiệp cũng có thể gặp các rủi ro phát sinh từ chính nội bộ như quy trình thu mua chưa hiệu quả, thiếu kiểm soát chặt chẽ, nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc phối hợp kém giữa các phòng ban. Điều này có thể dẫn đến các sai sót trong đánh giá nhà cung cấp hoặc quyết định mua hàng không phù hợp.

Nhận biết và hiểu rõ từng loại rủi ro trong thu mua là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả và bền vững. Khi có khả năng dự báo, phân tích và kiểm soát tốt các nguy cơ tiềm ẩn, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc ứng phó với biến động, giảm thiểu tổn thất và duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng. Đó là một phần không thể thiếu để doanh nghiệp phát triển bền vững và linh hoạt trước mọi thách thức.

Cách quản trị rủi ro trong thu mua

Trong lĩnh vực thu mua, rủi ro là điều khó tránh khỏi – từ việc nhà cung cấp trễ hẹn giao hàng, giá nguyên liệu bất ngờ tăng cao, đến những thay đổi về pháp lý hay các sự cố bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần có cách quản lý rủi ro một cách chủ động và bài bản. Dưới đây là những bước quan trọng giúp bạn từng bước kiểm soát và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thu mua:

• Nhận diện rủi ro: Doanh nghiệp cần xác định các tình huống có thể gây ảnh hưởng đến quá trình thu mua. Rủi ro có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như nhà cung cấp, thị trường nguyên liệu, yếu tố pháp lý hoặc các sự kiện bên ngoài không kiểm soát được.
• Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi xác định được các rủi ro, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro. Quá trình này giúp phân loại rủi ro theo mức độ ưu tiên xử lý, từ đó tập trung nguồn lực cho những rủi ro có ảnh hưởng lớn nhất.
• Lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó: Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp xây dựng các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm thiểu tác động khi rủi ro xảy ra. Kế hoạch này bao gồm các chiến lược phòng ngừa, dự phòng và các phương án xử lý sự cố.
• Theo dõi và cập nhật: Quản trị rủi ro là quá trình liên tục, không phải thực hiện một lần rồi kết thúc. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các chỉ số rủi ro, đánh giá lại các kế hoạch và điều chỉnh kịp thời theo biến động của thị trường và tình hình thực tế.
• Nâng cao năng lực quản trị: Để quản trị rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng năng lực cho đội ngũ nhân sự, áp dụng các công cụ quản lý hiện đại, và phát triển văn hóa cảnh báo sớm cùng chia sẻ thông tin trong nội bộ. Điều này giúp nâng cao khả năng nhận biết, phản ứng và xử lý rủi ro một cách linh hoạt, hiệu quả hơn.

Quản trị rủi ro trong thu mua không chỉ là trách nhiệm của bộ phận thu mua mà còn là sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Khi thực hiện đúng quy trình quản trị rủi ro, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tổn thất, nâng cao khả năng duy trì chuỗi cung ứng ổn định và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động. Đầu tư vào quản trị rủi ro thu mua chính là đầu tư cho sự an toàn và thành công lâu dài của doanh nghiệp.

Khóa học Kiểm soát quy trình mua hàng & Đánh giá nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần sản phẩm tốt cùng với quy trình mua hàng chặt chẽ và nhà cung cấp đáng tin cậy. Vậy làm sao để xây dựng một hệ thống mua hàng hiệu quả, kiểm soát được rủi ro và lựa chọn đúng nhà cung cấp chiến lược?

Lựa chọn tham gia khóa học “Kiểm soát quy trình mua hàng & Đánh giá nhà cung cấp” của IRTC sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Tại đây học viên sẽ học được gì?

• Nắm vững quy trình mua hàng chuyên nghiệp, từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi tiến độ và kiểm soát chất lượng.
• Biết cách nhận diện rủi ro trong thu mua và xây dựng quy trình kiểm soát hiệu quả.
• Sở hữu bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp theo phương pháp định lượng – định tính, dễ áp dụng cho mọi ngành.
• Hiểu cách duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp, từ góc nhìn chiến lược.

Vì sao nên chọn IRTC?

• Chuyên gia thực tiễn – giàu kinh nghiệm trong kiểm soát thu mua và quản trị rủi ro chuỗi cung ứng.
• Nội dung bài bản – sát thực tế, dễ áp dụng ngay sau khóa học.
• Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ lựa chọn lộ trình học phù hợp.
• Chi phí hợp lý, thiết kế linh hoạt cho cá nhân và doanh nghiệp.

Học để nâng tầm kiểm soát và mua hàng thông minh, doanh nghiệp bứt phá. Đừng để những sai sót nhỏ trong mua hàng khiến bạn trả giá lớn. Hãy trang bị tư duy và công cụ quản trị chuyên nghiệp ngay hôm nay!

Tổng kết

Rủi ro là yếu tố khó tránh trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Từ những sự cố nhỏ như giao hàng trễ cho đến những vấn đề nghiêm trọng hơn như gián đoạn chuỗi cung ứng, tất cả đều có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ và uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc hiểu rõ khái niệm rủi ro, nhận diện các loại rủi ro phổ biến, đồng thời xây dựng một quy trình quản trị rủi ro bài bản là điều cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó trước các tình huống phát sinh, mà còn góp phần đảm bảo sự ổn định trong sản xuất – kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh trong môi trường đầy biến động.